Instrumentos de Gestión

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambien se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfíl y los indicadores de evaluación.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.

¿Qué se necesita para eleborar un MOF?

  • La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como promotores.
  • Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las desiciones referentes a estos temas.
  • Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
  • Que la organización tenga su plan estratégico vigente,pues sin esto no se podrá realizar el MOF
  • Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cornograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.
  • Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes.
  • Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El ROF es el Reglamento de Organización y Funciones de una entidad, que se constituye en un documento técnico normativo de gestión institucional que establece:

   a) La estructura orgánica de la entidad.
     b) Las funciones generales y específicas de la entidad y de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas.
     c) Las relaciones de coordinación y control entre órganos, unidades orgánicas y entidades cuando corresponda.

Este instrumento de gestión formaliza las competencias de cada área dentro de la organización y en función a ello se puede determinar las responsabilidades que le corresponde en el logro de los objetivos institucionales.

CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL

EL Cuadro de Asignación de Personal se modifica como producto de la creación o modificación de la estructura orgánica, que incluye las unidades orgánicas nuevas en el que se designará a los funcionarios que las ocuparán. O cuando haya la necesidad de modificar la condición de la plaza de previsto ha ocupado. Ello conllevará la modificación también del PAP. La oportunidad de su modificación es establecida por la propia entidad de acuerdo a sus necesidades reales.

Son criterios para la elaboración del CAP los siguientes:

  1. Se formula a partir de la estructura orgánica debidamente aprobada en el ROF de la entidad.
  2. Se debe observar las disposiciones sobre clasificación de cargos que se encuentren vigentes.
  3. Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) con un límite del 10% del total de cargos cubiertos contenidos en el CAP.
  4. Los cargos correspondientes a los órganos de asesoramiento y de apoyo no deben exceder del 20% del total de cargos contenidos en el CAP.
  5. Deberá de consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones legales vigentes (Ley 28175) .
  6. La clasificación y número de los cargos asignados al OCI son determinados por el titular de la entidad con opinión de la Contraloría General de la República.
  7. Deben incluir todos los cargos de las sedes u órgano desconcentrados de la entidad.

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